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Das Bildungszentrum Emme nutzt als erste EDUBERN Schule im Kanton Bern Microsoft Teams, um intern und extern zu telefonieren. Möglich macht es ein neuer Service von EDUBERN, der Schul-IT-Plattform der Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern, von Corporate Software und Sunrise UPC. Die Vision ist grösser: Integration von Daten und Applikationen, damit die 42’000 Benutzer von EDUBERN noch besser zusammenarbeiten können.

Claudio Marguth ist seit mehr als 25 Jahren in der IT tätig. Er kennt sein Handwerk und hat eine klare Meinung, wohin die Reise geht: “Auch bei Telefonie geht es um Zusammenarbeit. Nutzer, Daten und Anwendungen sind immer mehr miteinander verbunden. Unsere User wollen von einem Ort aus alles bedienen können.” EDUBERN setzt dabei zu 100% auf die Lösungen von Microsoft 365. Schon bevor der bestehende Telefonieservice von sechs Schulen im Kanton Bern End of Life war, kam bei ihm die Idee: Warum nicht auch die Telefonie in Microsoft Teams integrieren?

Im September 2020 bekam Patrick Sommer, Co-Gründer von Corporate Software, den Auftrag, einen ausführlichen Proof of Concept (PoC) zu erstellen. Das Pilotprojekt mit 2 fiktiven Schulen umfasste 20 Nutzer und über 40 Use Cases. Die Anbindung lief über die Sunrise UPC Business Solutions. Die Resultate des PoC waren sehr positiv.

Vision “Zusammenarbeit”

Das Bildungszentrum Emme wurde als erste Schule im August 2021 umgestellt; dort tätigen neu 280 Schulangestellte und Lehrer Telefonanrufe direkt aus Microsoft Teams heraus. Die Teams-Telefonie lässt sich auf fast allen Geräten einbinden. Die Lehrer freut’s: Sie verfügen nun auf ihrem Mobiltelefon über zwei Nummern – die private Mobile-Nummer und die geschäftliche Teams-Nummer. So können sie privat und Arbeit einfach trennen.

Mit der Integration in Microsoft Teams stehen die öffentlichen Verzeichnisse des gesamten EDUBERN Tenants allen Nutzern der neuen Lösung zur Verfügung. “Die Datenbanken und Applikationen von Microsoft 365 sind nun mit der Telefonie integriert. Nutzer, die ihre externen Kontakte in Outlook speichern, haben unmittelbar auch in der Microsoft-Teams-App Zugriff auf die erfassten Daten. Wir stehen erst ganz am Anfang, das Potenzial an Innovation zu begreifen. Ich bin gespannt, auf welche verrückten Ideen wir durch die neuen Verbindungen in Zukunft kommen werden,” so Claudio Marguth über die Vorteile der Integration.

“Auch bei Telefonie geht es um Zusammenarbeit, um Beziehungen. Nutzer, Daten und Anwendungen sind immer mehr miteinander verbunden. Unsere User wollen von einem Ort aus alles bedienen können.” – Claudio Marguth, ICT Projektleiter / ICT Change- & Release Manager, Bildungs- und Kulturdirektion des Kantons Bern

Informationsplattform als PowerApp integriert

Neben Konzept und PoC hat Corporate Software eine eigene Informationsplattform in den Telefonie-Service eingebaut. In dieser PowerApp erfassen die dafür verantwortlichen Personen in der Verwaltung des Bildungszentrums Emme die Öffnungszeiten ihrer Telefonzentralen, richten Ringrufe ein und laden die passenden Band-Meldungen hoch – alles im Self-Service und mandantenfähig pro Schule.

Jason Browne und Raphael Fäh, Consultants bei Corporate Software und verantwortlich für die Informationsplattform, sehen darin einen grossen Vorteil der neuen Lösung. “Auf die Informationsplattform bin ich besonders stolz. Mit dieser PowerApp können Benutzer innerhalb der Schule eigenständig Veränderungen an einer Telefonzentrale oder einem Ringruf vornehmen. Die Nutzer haben sofort begonnen, die App für sich zu entdecken und zu nutzen. Wir entwickeln die Informationsplattform nun aufgrund von Kundenwünschen und Use Cases agil weiter,” so Jason Browne.

Ansicht einer App
Abb. Einstiegsseite der CoSo-Informationsplattform für EDUBERN

Ansicht einer Konfigurationsseite der App

Abb. Konfigurationsseite der CoSo-Informationsplattform für EDUBERN

Beziehungen pflegen

“Wir haben untereinander, mit Corporate Software und mit der beteiligten Schule ein Vertrauensverhältnis, das wir über viele Jahre aufgebaut haben. Der Fokus bei der Zusammenarbeit liegt bei Problemen immer auf der Lösungsfindung im Sinne des Kunden. So gestalten wir bei EDUBERN unsere Beziehungen, das ist mir sehr wichtig. Unser Techniker, die Ansprechpersonen im Bildungszentrum und Corporate Software ticken da genau gleich,” so Claudio Marguth über das Erfolgsgeheimnis der Zusammenarbeit.

Corporate Software spielt im Projekt die Rolle des Single-Point-of-Contact. “Wir sind der alleinige Ansprechpartner für diese Projekt, wir kaufen die Services bei Sunrise UPC ein und sind für die Qualität, Troubleshooting und Weiterentwicklung zuständig. Während der Integrationsphase von UPC und Sunrise war diese Rolle sehr anspruchsvoll,” so Patrick Sommer, der bei Corporate Software für die Beziehung zu EDUBERN verantwortlich ist. “Wir reden Klartext miteinander. Und wir können uns darauf verlassen, dass wir uns ehrlich auch die schmerzhaften Wahrheiten mitteilen,” führt Patrick Sommer weiter aus.

Die technische Lösung

Ausser der von Corporate Software entwickelten PowerApp “Informationsplattform” bedient sich die technische Lösung an Standard-Komponenten. Microsoft Teams wird mittels des Business Voice IP PBX Service von Sunrise UPC an das öffentliche Telefonnetz PSNT angeschlossen. Bei Mehrfachstandorten wird pro Standort ein Business Voice Service erfasst, damit das Notfallrouting sichergestellt werden kann.

Abbildung verschiedener Komponenten der technischen Lösung

Abbildung der technischen Lösung

Ein dezidierter SIP Trunk garantiert die Skalierbarkeit. Weitere Channels lassen sich einfach und schnell hinzufügen. Das Verhältnis von Nummern zu gleichzeitig aktiven Channels unterscheidet sich, ob es sich um Schulverwaltung oder um Lehrkörper handelt. So kann EDUBERN je nach Bedarf einen sehr kosteneffektiven Service anbieten.

“Der Aufbau eines neuen Service mit neuster Technologie, die wir bei EDUBERN vorher nicht in unserem Portfolio hatten, war sehr aufregend. Das Team war hochmotiviert. In der Zusammenarbeit mit Corporate Software konnten wir viel lernen, sodass wir nun ‘Teams-Telefonie’ im Katalog 2022 als Standard-Service ausschreiben können”, resümiert Claudio Marguth.

Wie geht es weiter?

“Das Angebot spricht sich bereits herum. Neben zwei Schulen, die wir aufgrund der Einstellung des bestehenden Telefonieservice noch in diesem Jahr umstellen, haben sich bereits 2 weitere Schulen dafür entschieden und 2 weitere dafür interessiert. Eine Schule hat zwar eine eigene Telefonie-Anlage im Einsatz, ist aber von unserer Vision der Zusammenarbeit und der in Microsoft Teams integrierten Lösung so überzeugt, dass sie freiwillig wechseln will,” freut sich Claudio Marguth über die Marktakzeptanz des neuen Service. “Und für nächstes Jahr haben wir bereits weitere Projekte in Planung.”

Der neue Teams-Telefonieservice wird im Katalog 2022 als Standard angeboten. Die Informationsplattform baut Corporate Software parallel dazu weiter aus. EDUBERN übernimmt die Projektführung gegenüber den Kunden und setzt die Vorarbeiten sowie die Umstellung um. Als Know-how-Support, Troubleshooter und Weiterentwickler der Lösung ist Corporate Software voll mit im Boot.