Die Wettbewerbskommission WEKO hat ein neues Intranet. Die gemeinsam mit Corporate Software entwickelte SharePoint-Lösung ist auch eine Plattform für Zusammenarbeit und liefert zentral Informationen zu HR, Finanzen, Logistik und IT für drei Ämter.
“Die WEKO leistet die Ressourcen-Administration auch für das Bundesamt für wirtschaftliche Landesversorgung (BWL) und für das Bundesamt für Wohnungswesen (BWO)”, erklärt Mai Nguyen, Projektleiterin Intranet bei WEKO, die Ausgangslage. “Die bisherige Aktualisierung der drei unterschiedlichen Systeme war zeitaufwändig.”
Zudem war die alte Lösung für Nicht-Programmierer nicht bedienbar.
“Das alte Intranet war sozusagen ein File-Server, auf dem die WEKO mit HTML-Code die Aktualisierungen einpflegte”, beschreibt Patrick Sommer, Projektleiter von Corporate Software, weitere Herausforderungen.
Ämterübergreifende Berechtigungen
Die Abteilung “Ressourcen” bei der WEKO besteht aus HR, Finanzen, IT und Logistik/Loge und arbeitet für die WEKO, für das BWL und das BWO. “Das neue Intranet erkennt über ein Token-System, das das Bundesamt für Informatik (BIT) zur Verfügung stellt, aus welchem Amt die Benutzer:in auf das Intranet zugreifen”, so Raphael Fäh von Corporate Software, der zusammen mit Thomas von Mentlen in einer Doppelrolle in diesem Projekt als SharePoint Consultant direkt für die WEKO und in der Rolle als externe Admins von BIT indirekt für die WEKO arbeitet.
Wenn BWL- und BWO-Mitarbeitende nun Informationen zu den von der WEKO zur Verfügung gestellten Ressourcen aufsuchen, finden sie automatisch nur die für sie relevanten und zugelassenen Dokumente auf den jeweiligen Intranets ihrer Ämter. “Bei diesem Projekt konnte ich hundertprozentig von den Synergien meiner externen Rolle beim BIT und meiner Projektleitung für die WEKO für das neue Intranet profitieren. Ich wusste genau, wie wir die Berechtigungskonzepte und die vorgefertigten Elemente der BIT-CMS-SharePoint-Lösung hier nutzen können”, erläutert Raphael Fäh die Vorzüge seiner Doppelrolle.
Mai Nguyen: “Mit der neuen Lösung läuft alles zentral, die User- und Dokumentberechtigungen sind in SharePoint hinterlegt. Wir laden die Aktualisierungen im richtigen Bereich hoch und alles ist erledigt. Das ist für uns ein riesiger Produktivitätsgewinn. Das primäre Ziel des Projekts haben wir zu 100% erreicht.”
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Grund- und Meilenstein
Dieses Berechtigungskonzept, zentrale Verwaltung, Benutzerfreundlichkeit, Volltext-Suche, Mehrsprachigkeit – für die WEKO Meilensteine im Vergleich zu der früheren Intranetseite. “Wir sparen nicht nur viel Zeit. Die ersten Feedbacks haben gezeigt, dass die Benutzer:innen die neue Seite viel ansprechender und einfacher empfinden”, hebt Mai Nguyen die unmittelbaren Erfolge der neuen Lösung hervor. “Wir haben dafür beim Going-Live am 1. April 2022 auch mit Schoggistängeli und Factsheet gute Werbung für unser “Baby” gemacht.”
Das neue Intranet auf Basis des BIT-CMS-Produkts bietet eine ganze Bandbreite an Möglichkeiten. “Wir haben den Grundstein gelegt, um Workflows und Automatisierung voranzutreiben”, so Thomas von Mentlen von Corporate Software, der dieses Projekt als externer BIT-Admin unterstützt hat. “Die bestehende Collaboration Site haben wir mit SharePoint Libraries in das neue Intranet integriert. Jetzt ist alles via Single-Sign-On erreichbar. Als BIT-Admin ein sehr aussagekräftiges Projekt in Bezug darauf, wie die WEKO als beispielhaftes Amt diese Grundlage in Zukunft weiterentwickelt.”
Auf dieser Collaboration Site arbeiten verschiedene WEKO-Stellen gemeinsam an Inhalten und teilen vor allem juristisch relevante Dokumente miteinander. “Wie wir die Collaboration-Elemente, Workflows und Automatisierungen in Zukunft weiterentwickeln, wissen wir jetzt noch nicht, das war nicht der Auftrag dieser Ablösung”, fügt Mai Nguyen an.
Flexible Zusammenarbeit und unter Projektbudget
Mai Nguyen hat Corporate Software aus drei vom BIT empfohlenen Unternehmen ausgewählt: “Dank dem sympathischen Auftritt, dem Fachwissen und vor allem aufgrund der bereits getätigten Projekte haben wir uns für Corporate Software entschieden. In der Zusammenarbeit konnten wir genau davon profitieren. Raphael hat uns bezüglich SharePoint in Themen wie Aufbau, Berechtigungskonzept, Funktionen, Suchskript oder Transfer-Extranet geschult."-
Durch die offene und flexible Zusammenarbeit konnte das Projekt unter Budget fertiggestellt werden. “Es war sehr inspirierend, gleichzeitig für die WEKO da zu sein und beim BIT als Provider vor Ort die Lösung weiterzuentwickeln. Mai und ihr Team haben z.B. die Berechtigungen für die Subsites selbstständig erstellt, nachdem ich die erste Seite sozusagen als Demo konzipiert hatte”, erläutert Raphael Fäh seine Rolle im Projekt.
Was bringt die Zukunft?
“Wir sind sehr stolz auf das neue Intranet”, so Mai Nguyen, “In erster Linie, weil die Benutzer:innen nun viel einfacher ihre Informationen finden. Um die Benutzerfreundlichkeit hoch zu halten, ist es wichtig, dass die Inhalte jederzeit aktuell sind. Das ist der nächste Schritt: Alle Abteilungen so zu schulen, dass sie ihre Neuigkeiten und Dokumente selber verwalten, aktualisieren, hochladen.”
Das BWL und das BWO werden in Zukunft noch mehr Inhalte auf ihren eigenen Intranetseiten finden, die zentral von der WEKO speziell für sie freigegeben sind. Die ämterübergreifende Zusammenarbeit intensiviert sich. Ob die beiden Ämter auch eine eigene Collaboration Site erhalten, wird sich zeigen. Nguyen: “Der Grundstein, um Prozesse in HR, Logistik, Finanzen und IT für drei Ämter digital abzubilden, ist gelegt.”
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